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“電子郵件歸檔是企業迫切需要計劃去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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郵件歸檔審計解決方案在三一重工的實施

三一集團有限公司
始創于1989年。自成立以來,三一集團秉持“創建一流企業,造就一流人才,做出一流貢獻”的企業宗旨,打造了業內知名的“三一”品牌。2010年,三一集團銷售超過500億元。2011年,三一集團實現銷售802億元。2011年7月,三一重工以215.84億美元的市值,首次入圍FT全球500強,成為唯一上榜的中國機械企業。目前集團擁有員工6萬余名,是中國最大、全球第六的工程機械制造商。近年來,三一連續獲評為中國企業500強、工程機械行業綜合效益和競爭力最強企業、福布斯“中國頂尖企業”、中國最具成長力自主品牌、中國最具競爭力品牌、中國工程機械行業標志性品牌、亞洲品牌50強。
  概述:
  

  隨著我國制造業的不斷發展,制造業信息化水平也迅速提升,電子郵件成為傳遞工作信息的重要手段,電子設計文稿等大數據也越來越多地出現在進出郵件系統和在企業內部傳送的郵件中。大數據的日益增長給制造業企業帶來的麻煩是這種情況出現之前所無法想象的:數據紛繁難以查找、占據巨大空間管理困難、系統負荷過大無法正常運轉……郵件僅僅在時間的積累下也會出現上述問題,更不必說有大數據的參與,郵件的管理問題更加復雜。本案例中MessageSolution為三一重工實施了郵件歸檔審計解決方案,解決了郵件查找、日常管理和系統運維的困難,保證了郵件的信息安全和法規遵從,助力三一重工的信息化建設,為制造業信息化提供了極具代表性的樣本。

  產品簡介 :
  企業郵件歸檔審計系統EEA在以下領域幫助用戶減少業務上和信息技術上的風險:
法規遵從與郵件審計 查找證據支持訴訟
優化郵件服務器存儲 快速查詢與郵件監管
恢復丟失郵件 郵件長期歸檔保留
 
EEA的主要功能模塊:
法規遵從 郵件審計稽核
快速搜索,智能查詢 數據存儲倉庫
數據挖掘 監督管理
歸檔歷史郵件 Outlook集成與郵箱管理
Lotus Domino/Notes集成 OWA集成
DWA集成 內置全文搜索引擎
郵件跟蹤 單實例存儲和壓縮
郵箱恢復 PST/NSF文件管理

EEA在制造業、金融業等多個行業中均有突出表現,連年獲得制造業信息化優秀推薦產品獎、創新解決方案獎、微軟金牌合作伙伴等多個獎項,深受廣大用戶和合作伙伴的好評。
      三一重工是中國領先的工程機械制造商,業務繁忙、員工眾多、海量郵件超大數據、工作網點分布全球,這些特點促使其產生了全面而嚴格的歸檔需求。

    法規遵從:被稱為“中國版《薩班斯法案》”的《企業內部控制基本規范》要求上市公司必須執行,同時鼓勵非上市大中型企業執行。其中對郵件等信息的要求是:保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不可少于5年;要求上市公司和注冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告、文檔和證明其結論的信息至少7年,即與審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊記錄,至少也要保留7年。三一重工具有海量郵件和超大數據,僅用備份并不能使郵件數據得到及時梳理,無法達到專業歸檔的效果,也不能滿足信息審計需求,即無法有效實現法規遵從。

    信息安全:郵件中包含大量商業信息,單獨的郵件系統無法保證重要信息的安全,需要歸檔系統通過權限分配、數據加密等方式來保證重要信息無法外流。

    郵件搜索:要從日積月累的大量郵件中查找一段時間以前某個項目的相關郵件,如何在搜索信息不全的情況下快速查找?郵件搜索是使用過程中常見且棘手的問題。

    郵件管理:郵件中包含的信息分散在各處,要對所有的進、出、內部發送的全部郵件進行集中化歸檔管理,包括郵箱管理、監督管理、重要項目的監督、敏感詞語的監察。

            根據三一重工的部署環境和歸檔需求,MessageSolution安裝實施了企業郵件歸檔審計系統EEA,外掛NAS存儲器,對三一重工郵件實行全面歸檔。

    部署系統的總體原則是:必須滿足設計目標中的要求,遵循系統整體性、先進性和可擴充性原則,建立經濟合理、資源優化的系統設計方案。

    系統的先進性則是:采用當今國內、國際上最先進和成熟的計算機軟件技術,使新建立的歸檔系統能夠最大程度地適應三一重工今后技術發展變化和業務發展變化的需要。MessageSolution作為微軟多年來的金牌合作伙伴,其郵件歸檔審計系統EEA完美支持三一重工所使用的Exchange郵件系統。另外,存儲技術使用了先進的單實例存儲與先進的無損壓縮技術,保證在同一時間在處理超大數據量的時候,確保數據的完整性。

    成熟性:MessageSolution 的歸檔產品EEA 從2002年到現在經歷了多個版本和技術的更新,積累了大量的客戶需求和建議,形成了一個非常成熟完善的專業的歸檔系統,并且得到了國內外用戶一致好評。這成為三一重工將來使用郵件歸檔的重要保障。

    實用性:為了最大限度地滿足實際工作要求,提高辦公自動化和郵件管理信息系統中系統的實用性,系統總體設計充分考慮三一重工的用戶當前各業務層次、各環節管理中數據處理的便利性和可行性,把滿足用戶管理作為第一要素進行考慮;郵件歸檔系統,安裝實施維護簡單,不會在郵件服務器安裝任何插件代理,不需要單獨安裝第三方數據庫。用戶接口及界面設計將充分考慮人體結構特征及視覺特征進行優化設計,界面盡可能美觀大方,操作簡便實用。

    可擴展性:為了提高系統的可擴充性和可維護性,以參數化方式設置系統的配置、刪減、擴充、端口等使其具備全面可擴充性;數據存儲結構設計在充分考慮其合理、規范的基礎上,同時具有可維護性,對數據庫、表的修改維護可以在很短的時間內完成;系統提供安全日志及模塊管理組裝工具,以支持新的應用。

    安全性:歸檔系統的一個重要設計目的是保證數據的安全性,所有的數據都會保存壓縮成二進制格式,采用操作權限控制、設備鑰匙、密碼控制、系統日志監督、數據更新嚴格憑證等多種手段防止系統數據被竊取和纂改。

    經濟性:在滿足系統需求的前提下,選用性能價格比優的設備或者利用現有的硬件設備與存儲設備,以便節省投資。EEA歸檔產品是一個成熟的郵件歸檔產品,不分模塊單獨銷售。當合并一些公司時候,針對不同的郵件服務器歸檔可以簡單容易地整合到一起,不需要重新購買。當公司郵件服務器的升級或更換時,歸檔系統可以繼續使用。可以方便快捷地隨時添加存儲路徑。MessageSolution在中國區有獨立的研發中心,擁有全部的知識產權、售后團隊和銷售團隊,從而為客戶節省大量的成本和時間。

    經過精心設計的歸檔方案部署完成后,當郵件經過郵件服務器時,歸檔服務器及時把郵件歸檔到歸檔服務器中,經過分類、壓縮、去重、索引、分析等處理,最終生成歸檔數據,同時保證郵件的完整性。

     

              在歸檔策略設置如即時歸檔、定時歸檔、權限分配、數據備份、審計報表等設置完成后,歸檔服務器就可以立刻投入使用了,從安裝、設置、測試到使用,整個過程只用了短短幾天時間。
              界面簡捷大方、使用簡單方便首先為技術人員所稱道,全面歸檔、快速搜索、無縫集成、安全管理、審計報表、多語種支持等強大的功能更滿足了三一重工各類員工不同的需求。

    法規遵從:郵件全部歸檔保留7年,遵從薩班尼斯-奧克斯利法案。

    郵件監督:對所有的進、出、內部發送的全部郵件進行監督管理、重要項目的監管、敏感詞語的監察,違規郵件被發送到監管郵箱進行再次檢查。

    審計:授予審計員權限可以對需要審計的用戶郵件進行查詢,對存疑的郵件進行注釋、上鎖、打標、分類。最終批量下載。

    郵件搜索:快速查找并審閱所需郵件,分類管理,便于電子發現和訴訟支持。

    集中化管理:對全部郵件進行集中化歸檔管理,當用戶郵箱里找不到郵件時,通過EEA恢復郵件到個人郵箱。

    三一重工項目負責人方經理說:通過郵件歸檔方案的實施,使我們在全球的郵件信息系統實現了高度自動化、集中化管理。遷移歷史郵件功能,大幅降低了我們正在使用的郵件存儲系統,同時滿足了法規的要求,使我們在全球業務領域的競爭優勢得到大大提升。

     

  總結 :
  

  三一重工實施的郵件歸檔審計解決方案之所以能成為制造業信息化的典型案例,是因其企業規模之龐大、數據問題之繁雜、歸檔需求之全面、應用成效之顯著。

  MessageSolution為三一重工部署了郵件歸檔審計系統EEA,不僅為三一重工的郵件使用管理解決了法規遵從、快速搜索、數據安全、監督管理等多項需求,而且實現了優化存儲、方便擴展、便捷使用等更多目標,從而確保三一重工的所有用戶安全、規范、便捷地運用郵件進行信息交流,助力三一重工乃至中國制造業信息化的健康發展。

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