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“電子郵件歸檔是企業迫切需要計劃去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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郵件歸檔審計系統(EEA)助力國信證券實現歸檔需求

國信證券股份有限公司
國信證券股份有限公司是全國性大型綜合類證券公司,注冊資本70億元,在全國50個城市擁有74家營業網點。國信證券各項業務市場地位和競爭優勢突出。2011年項目主承銷金額排名行業第一;研究業務2005-2011年連續在《新財富》“最佳分析師”評選中獲得“最具影響力研究機構”稱號,共90多人次獲得“最佳分析師”獎項。在中國證券業協會主持的全國證券公司經營業績排名中,國信證券近三年的總資產、凈資產、凈資本、營業收入、凈利潤、代理買賣證券業務凈收入、承銷保薦業務項目發行家數等主要指標均進入行業前十。
  摘要:
  國信證券作為金融行業領先的證券公司,為了實現法規遵從、信息安全、便捷管理等需求,采用了MessageSolution的郵件歸檔審計解決方案,從而達成了郵件的歸檔、監管、審計、快速搜索等多項目標。
  歸檔需求 :
 

1. 法規遵從:被稱為“中國版《薩班斯法案》”的《企業內部控制基本規范》要求上市公司必須執行,同時鼓勵非上市大中型企業執行。其中對郵件等信息的要求是:保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不可少于5年;要求上市公司和注冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告、文檔和證明其結論的信息至少7年,即與審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊記錄,至少也要保留7年。該規范對金融行業的要求尤其嚴格,為了滿足嚴格的法規要求,國信證券需要一個優秀的歸檔方案來解決法規遵從的首要問題。

2. 郵件監管:證券行業的來往郵件中包含大量的商業信息,這些信息一旦泄露后果將不堪設想。為了及時監控郵箱中進出的郵件內容,管理重要項目,避免郵件被無關人員私自查看帶出,對郵件的監管是十分必要的。

3. 快速搜索:郵件呈爆炸式增長,在短時間內找到指定的一封郵件是日常管理的需要,也是訴訟支持的需要。然而分散的郵件、被誤刪的郵件、高負荷的服務器……這些問題已成為快速搜索的諸多障礙。

4. 郵件審計符合證監會的要求:目前市場上絕大多數歸檔產品都不具備審計功能,那么需要對郵件進行審計時,工作量就會驟然增加,同時并不能保證審計工作的完整可靠。這就需要歸檔解決方案帶有完備的郵件審計功能。

5. 郵箱大小無限制:一般情況下員工的郵箱都有配額限制,用戶需要定期管理郵箱來保證使用的順暢,這樣既耗費精力又不能保證重要郵件信息的完好保留。

  部署環境
 

郵件服務器:Exchange,Domino
郵箱數:幾萬郵箱
區域:深圳總部,全國各地都有網點

  部署實施
 

根據國信證券的行業要求、日常管理需求、郵箱環境和網點分布等特點,MessageSolution部署了郵件歸檔審計系統(EEA),以滿足法規遵從、信息安全、便捷管理、多種郵件服務器支持等多個需求。

歸檔服務器部署圖如下:
歸檔服務器部署圖

 

  總結
 

  MessageSolution針對國信證券特有的歸檔需求和復雜的郵箱環境,提供了有效的郵件歸檔審計解決方案,部署了高效的郵件歸檔審計系統(EEA)。該方案不僅滿足了法律法規對證券公司嚴格的郵件保存規定,更保證了信息安全,實現了郵件審計、快速搜索和集中化管理等需求。

  國信證券使用了MessageSolution的郵件歸檔審計系統(EEA),簡化了日常郵件管理,員工能夠隨時從歸檔服務器上快速調取權限范圍內的郵件,同時不改變任何原有的使用習慣。對郵件的使用、監管、審計等都可以通過郵件歸檔審計系統(EEA)來完成,在法規遵從的基礎上大大提高了安全級別和工作效率。國信證券的郵件歸檔審計解決方案已成為金融行業信息化的優秀范本。

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